Medial medisch diagnostische laboratoria
Bij Medial worden dagelijks 2200 laboratoriumaanvraagformulieren automatisch digitaal in Xtendis gearchiveerd. Deze zijn vervolgens direct vanuit GLIMS opvraagbaar.
Medial medisch diagnostische laboratoria is gevestigd op meerdere locaties en bestaat uit enkele Klinisch Chemische laboratoria, een Microbiologisch Streeklaboratorium en een trombosedienst.
Grote klanten zijn het Kennemer Gasthuis, het Spaarne Ziekenhuis, huisartsen en diverse gezondheidsinstellingen in Kennemerland, Haarlemmermeer en de noordelijke Bollenstreek. De laboratoria verwerken ongeveer 720.000 orders per jaar en verrichten meer dan 4 miljoen bepalingen per jaar. Bij de trombosedienst zijn 120 medewerkers per dag bezig met het afnemen van bloed in de regio en gaat het jaarlijks om zo n 625.000 patiëntcontacten.
Per dag verwerkt Medial 2200 formulieren.
Voorheen werden deze documenten in papieren vorm bewaard. Vanwege een gebrek aan archiefruimte en de behoefte aan een betere beschikbaarheid van de documenten besloot Medial over te gaan op een digitaal archief. De keuze viel daarbij op het digitaal archiefsysteem Xtendis omdat met één Xtendis-systeem verschillende toepassingen kunnen worden ondersteund. Dankzij een eenmalige investering in Xtendis worden nu zowel de aanvraagformulieren van alle laboratoria als de patiëntendossiers van de trombosedienst digitaal gearchiveerd.
De inzet van Xtendis bij de Klinisch Chemische laboratoria leidt tot automatische archivering van de aanvraagformulieren.
De medewerkers van het laboratorium voeren de aangekruiste informatie op de aanvraagformulieren in het laboratoriumsysteem GLIMS in, waarna er twee barcodes worden geprint: één met een patiëntennummer en één met het ordernummer. De sticker met het ordernummer wordt op het aanvraagformulier geplakt en het formulier wordt gescand. Xtendis herkent de barcode en slaat het formulier vervolgens onder dat nummer digitaal op.
Een koppeling tussen Xtendis en GLIMS maakt het mogelijk het formulier met één druk op de knop vanuit GLIMS op te vragen. Dankzij de inzet van Xtendis bij de Klinisch Chemische laboratoria zijn er nu minder handelingen nodig bij het archiveren van de formulieren en wordt er veel tijd bespaard met het opzoeken van de documenten.
Hetzelfde systeem Xtendis wordt ook door het Microbiologisch Streeklaboratorium gebruikt.
De verwerking van de aanvraagformulieren vindt hier op een andere manier plaats, omdat er meer gebruik wordt gemaakt van open velden. De formulieren worden gescand en Xtendis maakt automatisch een order aan in GLIMS. Voor het aanmaken van de order in GLIMS wordt gebruik gemaakt van een bidirectionele HL7-koppeling tussen Xtendis en GLIMS. Het in Xtendis gearchiveerde formulier kan vanuit de bijbehorende order in GLIMS met één druk op de knop worden opgevraagd. Zowel het archiveren als het opvragen van de documenten neemt zo veel minder tijd in beslag. Een ander groot voordeel is dat de aanvraagformulieren schoon blijven en direct vanuit GLIMS kunnen worden geraadpleegd tijdens het uitvoeren van de onderzoeken.
Bij de trombosedienst zijn de patiëntendossiers digitaal gearchiveerd met Xtendis.
De trombosedienst maakt voor het registreren van patiëntgegevens gebruik van het trombosedienst-informatiesysteem TRODIS. Dankzij de koppeling met de database van TRODIS maakt Xtendis nu voor iedere patiënt automatisch een dossier aan. Een dossier kan op basis van het patiëntennummer of andere dossierkenmerken zoals naam of geboortedatum worden geselecteerd waardoor het toekennen van documenten aan de dossiers eenvoudig is. Het raadplegen van de dossiers kan vervolgens direct vanuit TRODIS.
Bij Medial worden nu drie verschillende toepassingen ondersteund door één Xtendis-systeem.
Hierdoor worden enorme kosten bespaard bij het archiveren van de laboratoriumaanvraag-formulieren en de patiëntendossiers van de trombosedienst. Maar de grootste voordelen worden behaald met de optimale beschikbaarheid van de documenten. Doordat Xtendis is gekoppeld met GLIMS en TRODIS, is het voor de medewerkers nu mogelijk om de documenten met één druk op de knop vanuit het primaire systeem te raadplegen. Deze snelle beschikbaarheid van documenten is er,in tegenstelling tot het papieren archief, vanaf iedere werkplek en elke locatie 24 uur per dag. Hiermee biedt Xtendis een uitstekende ondersteuning aan de Klinisch Chemische Laboratoria en de trombosedienst die 7 dagen per week een 24-uurs service bieden.
