Het digitaal bewaren van inkomende en uitgaande
e-mails blijft voor de meeste organisaties een lastige aangelegenheid. Hoewel steeds meer oplossingen beschikbaar zijn waarmee deze documentstroom duurzaam in digitale vorm kan worden gearchiveerd, blijft de ontsluiting een probleem. Dit is echter geenszins een technologisch probleem. Organisaties moeten de bereidheid hebben om hun werkwijze ten aanzien van het versturen en ontvangen van e-mail te wijzigen. Alleen dan is zinvolle en efficiënte digitale archivering van e-mail mogelijk.
Voordelen die nadelen zijn
De discussie over de digitale duurzaamheid van e-mail is bijna net zo oud als het medium zelf. Centraal in deze discussie staat dat de eigenschappen die het medium tot zo'n succes hebben gemaakt, de duurzame archivering juist in de weg staan. De mogelijkheid om iedere persoon direct schriftelijk met de buitenwereld te laten communiceren staat haaks op de wenselijkheid van een centraal registratiepunt ten behoeve van de archivering. Het gemak en de snelheid waarmee een bericht gegenereerd kan worden zorgt ervoor dat de stroom aan e-mails, in vergelijking met andere documentsoorten, omvangrijk is. Dit betekent dat bij het archiveren door de ontvanger of auteur een veel striktere selectie gemaakt moet worden dan bij andere documentstromen. Het archiveren van e-mail kost de gemiddelde kantoormedewerker dus veel meer tijd dan het archiveren van traditionele documenten.
Goede basis
Vanuit de ICT zijn tot op heden twee soorten oplossingen aangedragen voor het digitaal archiveren van e-mail:
- Archiveren binnen de e-mailomgeving, waarbij de berichten en bijlagen worden verplaatst naar archieffolders.
- Archiveren binnen een Document Management oplossing. De berichten en bijlagen worden vanuit de e-mailapplicatie overgedragen aan een extern digitaal archief.
Van beide oplossingsrichtingen valt de archivering in Document Management Systemen sterk te prefereren, en wel om de volgende redenen:
- In een Document Management Systeem kunnen documenten op meer duurzame wijze vastgelegd worden, waardoor kan worden gegarandeerd dat de berichten op lange termijn beschikbaar blijven, onafhankelijk van de e-mailapplicatie.
- Door e-mail te archiveren in een Document Management Systeem wordt de e-mail-applicatie in grote mate ontlast. Dit heeft voordelen voor de performance en beheersbaarheid van deze applicatie.
- De zoekfuncties binnen Document Management Systemen zijn over het algemeen sneller dan die in E-mail applicaties. Gearchiveerde berichten zijn dus sneller terug te vinden.
Op zich bieden Document Management Systemen dus een goede basis. Het is alleen wel van belang om het instrument goed in te zetten, en hier wringt de schoen in de praktijk nog al eens.
Aparte documentstroom
De meeste oplossingen lezen berichten en bijlagen in en verbinden hier de standaard metagegevens uit de e-mailapplicatie aan: afzender/geadresseerde, cc, onderwerp en datum. Deze zoeksleutels worden aangevuld met full text ontsluiting, zodat de berichten ook op hun inhoud doorzoekbaar zijn.
Door E-mailberichten op deze wijze te archiveren, vormen ze binnen een Document Management Systeem een aparte documentstroom. Deze oplossing gaat totaal voorbij aan het gegeven dat e-mail-verkeer onderdeel uitmaakt van een groter geheel. E-mails refereren aan andere documenten en aan informatie uit andere systemen. E-mails moeten zichtbaar zijn in digitale klanten- of projectdossiers. Het echte probleem met e-mailarchivering is dus niet zo zeer of het bericht wel terug te vinden is. Het heeft veel meer te maken met het feit of het bericht terug te vinden is binnen de juiste context. Door E-mail als een aparte stroom in een Document Management Systeem op te slaan wordt dit probleem niet opgelost.
Versnippering
Zo zijn we bij het bekende verschijnsel van de versnipperde informatievoorziening: om een totaal beeld te krijgen van alle informatie die bijvoorbeeld met een klant is uitgewisseld moeten de hedendaagse kantoormedewerkers verschillende bronnen bekijken: e-mail, directories op pc's en servers, informatiesystemen, et cetera.
Op zich zijn Document Management oplossingen er nu juist om deze versnippering tegen te gaan. Een goed Document Management Systeem moet documenten uit alle mogelijke bronnen kunnen verwerken en integreren.
Een goede vorm van E-mail archivering betekent dus dat de berichten binnen een Document Management Systeem in dezelfde structuur worden vastgelegd als de andere documenten (scans, MS-Office-bestanden, computer output). Als een organisatie de bereidheid heeft om E-mail, net als bijvoorbeeld binnenkomende correspondentie, handmatig te indexeren, dan kan de integratie in een digitale archiefstructuur eenvoudig gerealiseerd worden. In veel organisaties is de e-mailstroom hiervoor echter te omvangrijk en is automatische indexering een vereiste.
Voor de meeste e-mailberichten is dat in de huidige vorm niet mogelijk. Het automatisch inlezen van een document in een vaste structuur vereist dat bepaalde zoeksleutels op een voorspelbare wijze herleidbaar zijn. De meeste e-mailberichten voldoen hier niet aan. Op de vorm en inhoud van binnenkomende berichten heeft de ontvanger sowieso weinig tot geen invloed. Maar in de meeste organisaties hebben ook de uitgaande berichten geen vaste opzet.
Standaardiseren
De oplossing is gelegen in het standaardiseren van de werkwijze rondom e-mail. Voor de uitgaande e-mails is dit op zich eenvoudig: uitgaande berichten die bewaarwaarde hebben dienen volgens eenzelfde stramien verzonden te worden. De inzet van sjablonen biedt hierbij uitkomst. Door in het sjabloon al rekening te houden met het feit dat een document ook in een Document Management Systeem opgeslagen behoort te worden, kan worden afgedwongen dat de auteur alle benodigde kenmerken in of bij het bericht plaatst (bijvoorbeeld uniek klantnummer, projectnummer, document-omschrijving).
Voor de inkomende stroom kan een tweesporen beleid gevoerd worden. Met partijen waarmee veel e-mailverkeer plaatsvindt kan gedacht worden aan een vorm van gestandaardiseerde berichtenuitwisseling. Een Document Management Systeem kan dan automatisch van alle berichten een weerslag archiveren in het juiste dossier binnen het juiste archief.
Voor het uitwisselen van minder gestructureerde informatie zal aan de ontvangende kant waarschijnlijk altijd wel een handeling nodig zijn ten behoeve van (gestructureerde) digitale archivering. Wel kan deze handeling bijvoorbeeld beperkt blijven tot het individueel dan wel batchgewijs forwarden van binnenkomende berichten. Organisaties zullen dan wel een van de volgende maatregelen dienen te nemen:
- Opzetten van een folderstructuur waarin binnenkomende e-mails geplaatst kunnen worden en waaruit het Document Management Systeem automatisch de indexering kan afleiden.
- Het gebruik van een soort forward-sjabloon, waarbij wordt afgedwongen dat de gebruiker de indexering van de te archiveren berichten aangeeft.
Integreren
Samengevat kan gesteld worden dat een goede e-mail archivering een kwestie is van integratie met andere documenten en informatiebronnen. Om dit te kunnen bewerkstelligen is de inzet van een Document Management Systeem alleen niet voldoende. Organisaties zullen de bereidheid moeten hebben om hun werkwijze ten aanzien van het verzenden en ontvangen van berichten aan te passen teneinde een zinvolle digitale archivering van deze documentsoort mogelijk te maken.
De auteur, Wim Vis, is werkzaam voor Expansion bv. Met het standaard systeem Xtendis heeft Expansion veel ervaring met het implementeren van digitale archiveringsoplossingen waarin documenten uit verschillende bronnen worden gebundeld.
