Digitale archivering ondersteunt verantwoord en sociaal financieel beheer

Als eerste gemeentelijke kredietbank in Nederland is de Volkskredietbank Noord-Oost Groningen (VKB) begin 2004 van start gegaan met digitaal archiveren. Dit stelt de organisatie in staat om haar administratieve processen efficiënter uit te voeren. De snelle beschikbaarheid van digitale dossiers en documenten zorgt er daarnaast voor dat de cliënten beter bediend kunnen worden.

Stads- en kredietbanken zijn gemeentelijke instellingen die zich richten op kredietverlening aan particulieren, schuldhulpverlening en budgetbeheer. Momenteel beleven deze organisaties hectische tijden. Door de verslechterende omstandigheden komen steeds meer mensen in financiële nood, waardoor ze zijn aangewezen op de dienstverlening van kredietbanken. De banken worden geconfronteerd met een grote stijging in het aantal dossiers. Deze stijging kan alleen verwerkt worden door het nemen van efficiëntiemaatregelen in de bedrijfsvoering. Het digitaliseren van documenten kan hier een grote bijdrage aan leveren.

Kostenbewust

Een kredietbank die zich dit realiseert is de Volkskredietbank Noord-Oost Groningen (VKB). De bank is al sinds 1967 actief en stelt zich tot doel om haar cliënten een verantwoord en sociaal financieel beheer te bieden.

De VKB is altijd al een zeer kostenbewuste organisatie geweest. De kosten van alle administratieve handelingen, waaronder het verwerken van documenten, worden continu inzichtelijk gehouden. De gesignaleerde hoge kosten die met name gepaard gingen met de binnenkomende documentstroom vormden een belangrijk argument om te investeren in het digitaal archief systeem Xtendis van Expansion BV uit Rotterdam.

Vragen van cliënten sneller beantwoorden

Xtendis is begin 2004 door VKB in gebruik genomen. Er zijn twee scanstations ingericht waarop de documenten worden ingelezen. Binnen Xtendis worden de documenten vervolgens aan het relevante digitale cliëntendossier toegewezen en voorzien van aanvullende documentkenmerken.

Iedere gebruiker kan nu zowel complete dossiers als specifieke documenten hierin binnen enkele seconden vanaf de eigen werkplek zoeken en raadplegen. De tijdwinst die hiermee geboekt wordt is aanzienlijk. Een groot voordeel is dat documenten tijdens een telefoongesprek of bespreking met een cliënt direct opgezocht en geraadpleegd kunnen worden. Hierdoor kunnen vragen van cliënten veel sneller beantwoord worden.

Ook het archiveren van de documenten verloopt alles bij elkaar sneller dan in de oude, papieren situatie. De dossiers hoeven bovendien niet langer binnen handbereik bewaard te worden. Dit scheelt kantoorruimte. Daar komt bij dat het digitale archief door middel van backups een uitstekende bescherming biedt tegen calamiteiten zoals brand- en waterschade.

Geïntegreerd in bestaande informatievoorziening

De applicatie Allegro is voor VKB, net als voor alle andere kredietbanken in Nederland, het primaire systeem. Alle kerngegevens met betrekking tot cliënten en activiteiten worden in dit systeem geregistreerd. In samenwerking met de producent van Allegro realiseerde Expansion een koppeling naar Xtendis. Deze koppeling heeft twee functies:

  • Snelle en consistente indexering. Bij het indexeren van de documenten wordt gebruik gemaakt van de cliëntgegevens uit Allegro. Dit verhoogt de snelheid waarmee documenten ingevoerd kunnen worden en waarborgt ook de consistentie van de gegevens. Wijzigingen in de cliëntgegevens worden alleen in Allegro geregistreerd, waarna Xtendis ze automatisch overneemt.
  • Documenten geïntegreerd in bestaande informatievoorziening. Vanuit Allegro kunnen medewerkers direct een dossier uit Xtendis opvragen. Met behulp van een unieke relatiecode wordt Xtendis aangesproken om het betreffende dossier te zoeken en te tonen. De documenten zijn hierdoor als het ware geïntegreerd in Allegro.

Naast cliëntendossiers ook andere documentstromen

Naast de cliëntendossiers, worden ook andere documentstromen digitaal gearchiveerd, zoals administratieve documenten en het directiearchief.

VKB heeft er voor gekozen om In eerste instantie alleen de binnenkomende documenten in Xtendis op te slaan. In een tweede fase zullen hier ook de uitgaande documenten aan worden toegevoegd. Deze documenten worden veelal gegenereerd vanuit het primaire systeem Allegro en kunnen automatisch worden ingelezen. De unieke relatiecode en de documentkenmerken worden door Xtendis uit de bestanden gehaald en als index bij de documenten opgeslagen. Zo ontstaan digitale dossiers waarin alle documenten samenkomen, ongeacht hun oorspronkelijke bron en vorm.

Meer tijd voor kerntaken

Samenvattend kan gesteld worden dat digitale archivering een directe bijdrage levert aan de doelstelling van VKB om cliënten een verantwoord en sociaal financieel beheer te bieden. De consulenten van VKB hebben meer tijd om zich met hun kerntaken bezig te houden. Bovendien stelt het systeem ze in staat om hun cliënten sneller te informeren. Op basis van deze ervaringen hebben diverse stads- en kredietbanken inmiddels het voorbeeld van VKB gevolgd.