Modules

De modulaire opbouw van Xtendis zorgt ervoor dat het systeem stapsgewijs uitgebreid kan worden met meer functionaliteit en toepassingen. Bovendien investeert u alleen in die functionaliteit die u ook echt gebruikt.

Krachtige documentmanager

De basis van Xtendis wordt gevormd door een aantal krachtige serverprocessen voor het digitaal vastleggen en terugzoeken van grote aantallen documenten.

Brondrivers

Het importeren van documenten in Xtendis gebeurt met zogenaamde brondrivers. Er zijn brondrivers voor onder meer de volgende bronnen: E-Mail Attachments, High Resolution foto’s, MS Office-applicaties, PDF, ASCII, HTML, PCL, PDF, Postscript en alle XML varianten. Ook het aansturen van scanners en multifunctionele kopieermachines gebeurt met een brondriver. De brondrivers staan los van Xtendis en kunnen zonder aanpassing van Xtendis worden toegevoegd. Dit wordt vrijwel continu gedaan zowel door Expansion als door andere partijen. Hierdoor kunnen documenten uit iedere bron met Xtendis gearchiveerd worden.

Print2Xtendis
Print2Xtendis Plus geeft de gebruikers de mogelijkheid om documenten die al digitaal op de werkplek beschikbaar zijn (zoals e-mails en Word-documenten), direct vanuit de applicatie waarin ze worden aangemaakt bewerkt en getoond, in te voeren in Xtendis. Gebruikers die documenten naar Xtendis willen overbrengen, kunnen de Xtendis-“printer” vanuit iedere applicatie in hun printmenu selecteren.

Voor meer informatie download de brochure

Automatisch indexeren

Xtendis beschikt over intelligente software voor het herkennen en classificeren van documenten. Daartoe combineert Xtendis OCR en barcode-herkenning met intelligente classificerings-algoritmen. Documenten kunnen zo grotendeels automatisch voorzien worden van kenmerken. Het aantal benodigde handmatige handelingen voor het archiveren van documenten is hiermee geminimaliseerd.

DataEntry

Xtendis heeft standaardkoppelingen voor diverse volwaardige formulierherkenningssystemen. Deze systemen worden ingezet voor het scannen en herkennen van documenten, zoals aanvraag-formulieren en facturen. Nadat documenten verwerkt zijn, worden ze automatisch gearchiveerd met Xtendis. 

Opslag in meerdere formaten

Xtendis converteert documenten tijdens het importeren naar een onwijzigbaar standaard-formaat. Hierdoor kunnen de documenten ook na tientallen jaren nog steeds geraadpleegd worden en is de authenticiteit gegarandeerd. Xtendis biedt de mogelijkheid om, naast de onwijzigbare versie van het document, ook het orginele bestand op te slaan, zodat dit bestand met de oorspronkelijke applicatie hergebruikt kan worden.

Enterprise Report Management (ERM)

Door Xtendis uit te breiden met de brondriver Enterprise Report Management kan computer-output, zoals facturen, jaaropgaven of polissen, volledig automatisch in Xtendis worden opgeslagen. Binnen Xtendis kunnen deze documenten samen met documenten uit andere bronnen in één digitaal dossier en/of archief worden opgeslagen.

Full-Text-Retrieval

Door Xtendis uit te breiden met Full-Text-Retrieval (FTR) kan ieder Xtendis-document worden teruggevonden met elk woord dat erin voorkomt. Bovendien maakt FTR het mogelijk om dwars door het archief heen op zoek te gaan naar documenten waarin een bepaalde tekst voorkomt. In feite breidt FTR het archief uit met de mogelijkheden van een kennisbank.

Audit Trail
Deze module registreert alle handelingen van Xtendis-gebruikers. Van deze handelingen kunnen, op basis van verschillende zoekcriteria, overzichten worden samengesteld. Voorbeelden van criteria zijn: archieven, dossiers, documenten, pagina’s, notities, beveiligingszones en gebruikers. Alle belangrijke handelingen worden vastgelegd in een audit trail. Alle documentgerelateerde registraties kunnen daarnaast direct vanuit het document opgevraagd worden.

 

 

 

 

Xtendis Audit Trail biedt beheerders in één oogopslag inzicht in alles wat in Xtendis is gebeurd en sluit perfect aan op de behoefte aan transparantie en toegankelijkheid van informatie. De overzichten van Xtendis Audit Trail vormen een uitstekend instrument om invulling te geven aan de steeds strengere eisen op het gebied van Corporate governance.

Uitgebreide autorisatiemogelijkheden

Xtendis biedt zeer uitgebreide beveiligings-mogelijkheden, zowel functioneel als op documentniveau. Dit betekent dat per gebruiker vastgelegd kan worden welke functionaliteit voor welke documenten gebruikt mag worden.

Doordat zowel gebruikers als archieven ingedeeld kunnen worden in groepen en zones, is de beveiliging eenvoudig in te regelen en te beheren. Zo kan binnen het digitale archief bijvoorbeeld per werkmaatschappij een zone gecreëerd worden. De documenten die zich binnen deze zone bevinden mogen uitsluitend door de betreffende werkmaatschappij geraadpleegd worden, terwijl de holding het hele archief kan raadplegen.

Flexibele gebruikersinterface

Xtendis kan geraadpleegd worden met een Windows client of met een browser.  De indeling van de Xtendis-schermen en de beschikbare functionaliteit kan afgestemd worden op de werkwijze en taken van de betreffende gebruiker. Hierdoor zal iedere gebruiker zijn taken optimaal kunnen uitvoeren. 

E-mailen, exporteren, printen

Documenten kunnen vanuit Xtendis direct per e-mail verzonden worden. Daarnaast kunnen documenten geëxporteerd of geprint worden. Bij al deze opties kunnen de documenten worden voorzien van een standaardtekst (bijvoorbeeld " KOPIE") en/of (een deel van) de toegekende zoeksleutels en andere gegevens zoals de datum. Tijdens het exporteren of e-mailen kunnen de documenten geconverteerd worden naar een ander standaardformaat, bijvoorbeeld PDF of TIFF.

E-mail Notificatie
Met behulp van de Xtendis E-mail Notificatie module genereert uw digitale archief automatisch een melding naar één of meer specifieke gebruikers. In het (instelbare) bericht kan de gebruiker worden opgeroepen een actie of controle uit te voeren met betrekking tot een document. E-mail Notificatie kan bijvoorbeeld worden ingezet voor het onder de aandacht brengen van binnenkomende documenten en het automatisch bewaken van vervaldata bij contractbeheer.

Workflow

Documenten die behandeld moeten worden (bijvoorbeeld post of facturen) kunnen met behulp van de Xtendis Flow automatisch worden aangeboden aan de verantwoordelijke medewerker(s). Xtendis Flow stelt een organisatie in staat processen inzichtelijker te maken en efficiënter uit te voeren. Xtendis Flow ondersteunt zowel vast omlijnde als flexibele processen.

Task Server

De Xtendis Task Server kan Xtendis-processen plannen en uitvoeren. Dit maakt het mogelijk om taken uit te voeren op van tevoren vastgelegde tijdstippen, zonder dat hiervoor handmatige handelingen nodig zijn.

Software Development Kit (SDK)

De Xtendis-SDK biedt uitgebreide mogelijkheden om Xtendis te integreren met andere systemen. Door dergelijke integraties kunnen deze systemen uitgebreid worden met de mogelijkheid om documenten op te slaan en terug te zoeken. Xtendis ondersteunt technologieën zoals COM, SOAP, Webservices en XML.

Naast generieke integratiemogelijkheden zijn er binnen de SDK een aantal standaardkoppelingen beschikbaar.

Klik hier voor een overzicht van applicaties waarmee Xtendis reeds is gekoppeld.