De basis van Xtendis is een centraal digitaal archief waarin alle documenten logisch geordend vastgelegd worden. Hierdoor zijn de documenten altijd en overal direct beschikbaar. Bij gebruik van Xtendis kunnen zowel gebruikers als andere systemen de documenten opvragen.
Bij de inrichting van Xtendis wordt een uiterst herkenbare logica toegepast. Mede daardoor is het systeem zo eenvoudig in gebruik. Nadat het systeem is geïmplementeerd, verloopt het dagelijks gebruik van Xtendis als volgt:
Documenten uit alle mogelijke bronnen kunnen in Xtendis worden geïmporteerd. Papieren documenten worden met behulp van een scanner of multifunctionele kopieermachine ingelezen. Elektronische documenten, zoals e-mail, Word- en Excelbestanden, worden direct geïmporteerd en geconverteerd naar een onwijzigbaar en standaard bestandsformaat.
Ook grote bestanden met documenten uit andere systemen, zoals facturen, jaaroverzichten of polissen, kunnen automatisch ingelezen worden. Eventueel kan naast het onwijzigbare formaat van het document ook het orginele bestand met Xtendis worden gearchiveerd.
Nadat documenten in Xtendis zijn ingelezen, worden ze automatisch of handmatig van zoeksleutels voorzien en opgeslagen. Gebruikers kunnen met behulp van deze zoeksleutels documenten vinden en op het beeldscherm raadplegen. Door deze zoeksleutels te combineren met full-text-retrieval, kan een document ook worden teruggevonden met ieder woord of getal dat erin voorkomt.
Xtendis biedt volwaardige workflow functionaliteit, die ingezet kan worden om documenten te distribueren en te verwerken. Gedurende deze stappen kan interactie plaatsvinden met de gebruikers en andere systemen.
Vanuit Xtendis kunnen (groepen van) documenten worden geprint of als fax of e-mail worden verzonden. Ook kunnen documenten en gegevens naar andere applicaties worden geëxporteerd.
Xtendis biedt grote flexibiliteit ten aanzien van de inrichting van het systeem. Iedere organisatie bepaalt zelf met welke kenmerken documenten en/of dossiers worden vastgelegd. Per archief kunnen de autorisatieniveaus en gebruikers aangemaakt en beheerd worden. Ook de eventuele workflow wordt per toepassing ingericht. Uiteraard kan de inregeling, ook nadat het systeem in gebruik is genomen, aangepast worden.
