Door Xtendis in te zetten voor het digitaal archiveren van de uitzendkrachtendossiers, kan men op centraal niveau de integriteit van de dossiers bewaken, terwijl men op de vestigingen met minimale inspanning de dossiers kan onderhouden. Hierdoor kan met weinig inspanning voldaan worden aan de eisen die gesteld worden door de Arbeidsinspectie en de Belastingdienst.
Ieder uitzendbureau heeft de fiscale verplichting om van elke uitzendkracht een volledig en actueel persoonsdossier bij te houden. In dit dossier moeten minimaal een kopie van een identiteits-bewijs en een ingevulde loonbelastingverklaring zitten, die door de uitzendkracht bij inschrijving bij de betreffende vestiging worden ingeleverd.
De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de dossiers ligt meestal bij de afzonderlijke vestigingen. Mede doordat uitzendkrachten zich vaak inschrijven bij meerdere vestigingen en het archiveren van persoonsdossiers niet het lievelingswerk is van de meeste vestigings-medewerkers, zijn deze dossiers vaak onvolledig en niet actueel.
Door Xtendis in te zetten voor het digitaal archiveren van de persoonsdossiers, kan men op centraal niveau de integriteit van de dossiers bewaken, terwijl men op de vestigingen met minimale inspanning de dossiers kan onderhouden. Bovendien kan men op elke vestiging met één druk op de knop controleren of er al een actueel en compleet dossier van de betreffende uitzendkracht bestaat.
De Belastingdienst heeft zijn goedkeuring gegeven aan het gebruik van Xtendis voor deze toepassing.
Facturen en urenbriefjes: snellere verwerking van urenbriefjes tot facturen
Deze toepassing wordt vooral geïmplementeerd om het bedrag dat gemoeid is met openstaande facturen te verlagen. Door Xtendis in te zetten voor het verwerken en archiveren van urenbriefjes bespaart men veel tijd bij het overtypen, archiveren en vooral het terugzoeken van deze briefjes.
Door naast de urenbriefjes ook de facturen digitaal te archiveren kan men met één druk op de knop een factuur met de bijbehorende urenbriefjes opvragen. Hiermee heeft de afdeling debiteuren-beheer snel een compleet inzicht in alle relevante documenten. Vervolgens kan men met nog een druk op de knop vanuit Xtendis de facturen met de bijbehorende urenbriefjes per e-mail of fax naar de klant versturen.
Xtendis wordt door uitzendbureaus vooral ingezet voor de volgende toepassingen:
