Agentschap NL
Postdistributie door Xtendis in combinatie met Microsoft Exchange.
Agentschap NL (voorheen SenterNovem) staat tussen het bedrijfsleven en de overheid in de milieusector. De organisatie richt zich op de waarborging van de kwaliteit van bodemsaneringen op alle niveaus.
Met de werkzaamheden van Agentschap NL gaan grote hoeveelheden documenten gepaard, zoals projectdossiers en documenten met betrekking tot de bedrijfs- en financiële administratie. Ook houdt Agentschap NL een bibliotheek bij waarin relevante informatie wordt bewaard. Het grote aantal documenten was voor de organisatie aanleiding om een DIS-oplossing in huis te halen, waarmee de documenten digitaal gearchiveerd en gedistribueerd konden worden. De initiële keuze vormde echter een teleurstelling. Het systeem had veel verborgen gebreken waardoor het beheer een enorme belasting voor de organisatie vormde. Ook werd de werking van het systeem als traag ervaren. Ondanks alle beperkingen, bleef Agentschap NL de voordelen van een DIS-oplossing zien. De heer Veldkamp, systeembeheerder, hierover: "Een DIS is de enige mogelijkheid om het complete archief bij iedereen op tafel te zetten.". De organisatie nam daarop de beslissing om het systeem te vervangen.
Cap Gemini werd ingehuurd om het optimale DIS-systeem te selecteren. Hiervoor werd een onderzoek uitgevoerd, waaruit Xtendis, het standaard DIS van Expansion, als beste kandidaat naar voren kwam. Doorslaggevende factor daarbij was het feit dat Xtendis zich al bij een groot aantal organisaties had bewezen. Ook het modulaire karakter van Xtendis paste goed in de visie van Agentschap NL. Hierdoor kreeg de organisatie de mogelijkheid om het systeem geleidelijk aan uit te breiden met extra functionaliteit.
Expansion werd de opdracht gegeven om Xtendis te implementeren. Enerzijds moest een deel van de functionaliteit van het oude systeem ook in de nieuwe situatie beschikbaar zijn, maar daarnaast moest ook invulling worden gegeven aan enkele additionele eisen en wensen. Xtendis werd bij Agentschap NL geïntegreerd met Microsoft Exchange dat reeds geïmplementeerd was. Documenten worden bij binnenkomst gescand en vervolgens met behulp van Exchange verspreid voor afhandeling. De documenten worden bij het scannen direct van passende zoeksleutels en trefwoorden voorzien. Hierdoor zijn alle documenten voordat ze gedistribueerd worden al gearchiveerd.
Expansion converteerde de data uit het oude systeem naar Xtendis. In de oude situatie draaide de toepassing op een HP9000-platform en maakte gebruik van een 120 GB WORM-jukebox. Alle documenten en hun indexen werden overgebracht naar het Windows 2003-platform, voorzien van een grote disk array. Sinds Xtendis in gebruik is genomen, kan Agentschap NL eindelijk optimaal profiteren van de mogelijkheden van een DIS-oplossing.
