Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Document management
Onder document management verstaan wij het managen van de documenten in de ontstaansfase. In deze fase spelen zaken als versiebeheer en check-in/check-out een belangrijke rol.
Document management en digitaal archief
In Xtendis kunnen deze functies gecombineerd worden met duurzame digitale archivering. Zo kunnen alle documenten met betrekking tot bijvoorbeeld één onderwerp, project of klant gezamenlijk getoond worden: de Word- en Excelbestanden die nog in bewerking zijn samen met de documenten die hun definitieve vorm hebben bereikt. Voor de bewerkbare bestanden is het mogelijk om nieuwe versies aan te maken. De documenten kunnen hiervoor door daartoe geautoriseerde gebruikers worden uitgecheckt en na bewerking weer worden ingecheckt. Ook is het mogelijk om Xtendis automatisch nieuwe versies van bestanden aan te laten maken indien de inhoud is gewijzigd. Xtendis werkt op basis van instelbare regels automatisch het versienummer bij. Voor documenten die hun definitieve vorm hebben bereikt, waarborgt Xtendis juist de integriteit en authenticiteit. Het systeem voorkomt dan dat nog mutaties worden aangebracht.
