• Expansion.nl
• Referenties
• Koppelingen
• Koppelingsmogelijkheden

Koppelingsmogelijkheden digitaal archiefsysteem 

In de visie van Expansion behoort een digitaal archiefsysteem zeker op termijn volledig geïntegreerd te zijn met andere informatiesystemen in organisaties. Deze visie vormt een belangrijke grondslag voor Xtendis, het standaard digitaal archiefsysteem van Expansion.

Koppelingen met andere systemen kunnen onder meer de volgende functies hebben:

• Gebruik van metagegevens uit andere systemen: In Xtendis kunnen documenten worden voorzien van zoeksleutels die door andere applicaties worden beheerd. Documenten kunnen in Xtendis bijvoorbeeld worden opgeslagen in relatiedossiers, waarvan de kenmerken uit een CRM applicatie afkomstig zijn. Het voordeel hiervan is dat deze gegevens maar in één systeem beheerd hoeven te worden. Mutaties en aanwas worden automatisch door Xtendis verwerkt.
• Presentatie document metagegevens in andere systemen: Het is ook mogelijk dat metagegevens van documenten die door Xtendis worden beheerd in andere systemen worden gepresenteerd. Zo kan een gebruiker in een ERP systeem zien welke documenten betrekking hebben op een specifieke order of relatie. De documenten worden samen met andere gegevens over een onderwerp in één overzicht aan de gebruikers getoond.
• Oproepen documenten vanuit andere systemen: Vanuit andere systemen kunnen de documenten die door Xtendis worden beheerd opgevraagd en geraadpleegd worden. Xtendis laat het opgevraagde document direct zien zodat het geraadpleegd kan worden naast het systeem waarin gewerkt wordt.
• Automatisch archiveren van output uit andere systemen: Alle documenten die vanuit andere systemen worden aangemaakt kunnen volledig automatisch in Xtendis worden vastgelegd. Xtendis draagt zorg voor een duurzame digitale vastlegging van de documenten. Tijdens de vastlegging bepaalt Xtendis de zoeksleutels. Bulkbestanden worden automatisch opgeknipt in individuele documenten. Kortom, met Xtendis worden alle archiveringshandelingen voor deze documenten volledig geautomatiseerd. Bovendien ontlast Xtendis de andere systemen door het beheer over te nemen van de vaak grote volumes aan documenten. In Xtendis kunnen de documenten worden gecombineerd met documenten uit andere bronnen. Zo ontstaan complete digitale archieven en dossiers waarin alle documenten zijn vastgelegd, ongeacht hun oorspronkelijke bron en vorm.
• Aansturen workflow management binnen andere systemen: Xtendis kan er voor zorgen dat binnenkomende documenten een trigger vormen voor workflow processen binnen andere  informatiesystemen. Een gebruiker ziet binnen de workflow dat een document is binnengekomen. Documenten worden op dezelfde wijze gepresenteerd als taken die een andere bron hebben. Vanuit een taak kan het betreffende document worden ingezien. Eventuele nieuwe documenten die worden aangemaakt worden automatisch in Xtendis vastgelegd.
• Overdracht data naar andere systemen: Xtendis omvat een breed scala aan herkenningstechnieken waarmee gegevens van documenten kunnen worden afgelezen. Deze gegevens kunnen vervolgens worden overgedragen aan andere informatiesystemen. Xtendis kan bijvoorbeeld binnenkomende facturen herkennen en hun gegevens vastleggen in een financieel systeem. Hiermee worden de werkzaamheden voor het boeken van facturen geautomatiseerd.