Eén centraal archief zorgt voor een efficiënte en betrouwbare informatievoorziening
Volmachtbedrijf en administratieve dienstverlener Voogd & Voogd verwerkt en archiveert alle bedrijfsdocumenten digitaal met Xtendis. Hierdoor wordt veel tijd bespaard met het opbergen, distribueren en terugvinden van specifieke documenten.
Voogd & Voogd heeft gekozen voor het digitaal archiefsysteem Xtendis vanwege de uitgebreide integratiemogelijkheden in bestaande applicaties, de mogelijkheid om het systeem stapsgewijs uit te breiden met meer toepassingen en de flexibele inrichting ervan.
Digitaal archiefsysteem op verschillende afdelingen in fases in gebruik
Het breed inzetten van Xtendis op de verschillende afdelingen is stapsgewijs gedaan. Er is begonnen met het scannen, distribueren en archiveren van schadedocumenten. Door Xtendis in te zetten op de schadeafdeling werd al snel duidelijk dat veel tijd kon worden bespaard op het handmatig archiveren, printen en fysiek verspreiden van documenten. Daarnaast konden medewerkers nu veel sneller schadedocumenten terugvinden en raadplegen.
De verhuizing naar de nieuwbouw vormde de directe aanleiding om de digitalisering van de documentenstroom verder door te voeren. Sinds de verhuizing naar het nieuwe pand wordt alle binnenkomende fysieke post, duizenden pagina's per dag, gescand, digitaal gedistribueerd en gearchiveerd in Xtendis. Documenten raken hierdoor nooit meer zoek en er wordt veel bespaard op archiefruimte.
Medewerkers meer tijd voor kerntaken dankzij Xtendis
Het aantal Xtendis-gebruikers binnen het bedrijf is intussen sterk gegroeid en er is een koppeling gerealiseerd tussen het primaire systeem VIA en Xtendis. Hierdoor is het mogelijk om direct vanuit VIA documenten op te vragen. Medewerkers hebben snel toegang tot alle informatie van de klant.
Dat Voogd & Voogd tevreden is met het digitaal archiefsysteem Xtendis blijkt wel uit de uitspraken van Mireille Hengeveld-van den Berg, manager Schade en Interne Logistiek: "Xtendis is een erg stabiel en gebruikersvriendelijk systeem. Onze hele organisatie, waar op dit moment 140 mensen werkzaam zijn, maakt inmiddels gebruik van de software. Gemiddeld worden acht- tot tienduizend pagina's per dag gescand en vastgelegd in Xtendis. Het verdelen van de werkzaamheden over de medewerkers gebeurt in belangrijke mate met behulp van de documentdistributiemogelijkheden van Xtendis."
Door Xtendis zo breed in te zetten, creëert Voogd & Voogd voor haar medewerkers de noodzakelijke speelruimte om zich op hun kerntaken te richten. Nu de documentenstroom onder controle is, kan iedereen in het bedrijf zich concentreren op waar het om draait: het bieden van een optimale service aan de aangesloten tussenpersonen. Dankzij Xtendis kunnen documenten op betrouwbare wijze digitaal worden gedistribueerd en gearchiveerd. Medewerkers van Voogd & Voogd werken nu efficiënter en daarnaast is volledigheid van klantendossiers gewaarborgd.
Download hier de uitgebreide casestudy over Voogd & Voogd 
over de voordelen van één digitaal archief met Xtendis
