Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Doorlooptijd facturen van 13 naar 3 uur per dag
Verum is een samenwerkingsorganisatie in de metaalnijverheid waar ongeveer 140 organisaties als lid bij zijn aangesloten. Leden kunnen onder meer gebruiksgoederen en diensten via Verum betrekken bij ongeveer 125 verschillende leveranciers. De facturering en betaling verlopen via Verum. In het kader van deze dienst krijgt Verum per dag ongeveer 500 facturen te verwerken. Dit vormt een relatief zware belasting voor de organisatie.
Om hier verandering in aan te brengen, implementeerde Expansion het systeem VeDIS.
Automatische factuurverwerking dankzij herkenningstechnologie
Binnenkomende facturen worden nu met behulp van een scanner ingelezen en vervolgens softwarematig herkend. Hierbij wordt van uiterst geavanceerde herkenningstechnieken gebruik gemaakt. Nadat de facturen zijn herkend, worden de factuurgegevens automatisch door het systeem afgelezen. Indien nodig kunnen medewerkers van Verum handmatig correcties aanbrengen of gegevens aanvullen. Alle afgelezen gegevens worden vervolgens door VeDIS aangeboden aan het financiële systeem van Verum. Parallel hieraan worden de facturen die zijn voorzien van een aantal gegevens die als zoeksleutel kunnen dienen, digitaal gearchiveerd. Gebruikers kunnen de facturen met behulp van de zoekkenmerken zoeken, raadplegen en uitdraaien.
Facturen veilig opgeslagen
Na een uitgebreide testperiode is VeDIS op 22 oktober 2001 in gebruik genomen. VeDIS stelt Verum in staat om de dagelijkse aanwas aan facturen sneller te verwerken met minder mankracht. Daar komt nog bij dat het zoeken van facturen geen tijd meer in beslag neemt. Ook zijn de facturen nu eenvoudig te beschermen tegen calamiteiten als brand- en waterschade.
Als voordeel kan ook genoemd worden dat het systeem een basis vormt voor het verbeteren van de dienstverlening aan de leden. Door middel van koppelingen met e-mail en internet kunnen de facturen vanuit VeDIS in digitale vorm aan de leden worden aangeboden. Die kunnen hierdoor aanzienlijk sneller geïnformeerd worden.
Download hier de uitgebreide casestudy over Verum 
voor meer informatie over automatische factuurverwerking met Xtendis
