Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Digitaal archiefsysteem Xtendis maakt centrale factuurverwerking bij Mediq Apotheken mogelijk
Mediq Apotheken NL B.V. is een keten van 223 apotheken verspreid over heel Nederland en is onderdeel van de OPG Groep, een internationale retail- en distributieonderneming voor geneesmiddelen en medische middelen. Het hoofdkantoor is gevestigd in Utrecht.
Koppeling archiefsysteem met Twinfield leidt tot optimale factuurverwerking
Mediq Apotheken heeft het verwerkingsproces van binnenkomende facturen geoptimaliseerd. Bij deze procesverbetering schakelde Mediq Apotheken de uitgebreide kennis en jarenlange ervaring van Expansion in. Het standaard digitaal archiefsysteem Xtendis werd in fases ingezet. Resultaat is dat de binnenkomende factuurstroom door een geringer aantal mensen centraal wordt verwerkt. Tevens heeft Mediq Apotheken nu altijd actueel inzicht in het beslag op zijn liquiditeit.
De factuurverwerking vindt centraal en grotendeels automatisch plaats. Alle papieren facturen komen binnen op het hoofdkantoor en worden daar gescand waarna automatische herkenning en verificatie van de factuurgegevens plaatsvindt. Tijdens dit proces wisselen Xtendis en het online financiële systeem Twinfield dankzij een SOAP-koppeling automatisch gegevens met elkaar uit. Dit zorgt onder meer voor een enorme tijdwinst bij de administratieve verwerking van facturen. De crediteurenadministratie wordt minder belast waardoor nu centraal door één afdeling alle facturen (120.000 stuks!) worden verwerkt.
Kortere doorlooptijd accorderingstraject
Xtendis wordt eveneens ingezet bij het accorderen (inhoudelijk controleren) en autoriseren (budgettair goedkeuren) van de facturen. Het accorderen vindt op afstand plaats door de 223 apotheken verspreid door Nederland. Xtendis zorgt ervoor dat de facturen in Xtendis aan de juiste medewerker worden toegekend. Deze toewijzing gebeurt volledig automatisch dankzij een koppeling tussen Xtendis en het zogenaamde procuratieschema van Mediq Apotheken: afhankelijk van onder meer de hoogte van het factuurbedrag wordt automatisch bepaald wie de factuur krijgt toegewezen. Zijn de facturen eenmaal geautoriseerd dan geeft Xtendis automatisch aan Twinfield door dat ze kunnen worden betaald.
Vanwege het succesvol inzetten van Xtendis bij Mediq Apotheken heeft de moedermaatschappij OPG besloten om eveneens met Xtendis te gaan werken. Xtendis zal worden ingezet voor de factuur-verwerking en vergaand worden geïntegreerd in het financiële systeem JD Edwards dat bij OPG in gebruik is.
Download hier de uitgebreide casestudy over Mediq 
voor meer informatie over automatische factuurverwerking met Xtendis
