Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Meer dan 1 miljoen pagina's in minimale tijd verwerkt
MCB Nederland heeft ruim 65 jaar ervaring als onafhankelijke metaalgroothandel. Het bedrijf is op dit gebied één van de grootste ondernemingen van Nederland en levert aan tal van afnemers in de metaal be- en verwerkende industrie. MCB hanteert een strikt kwaliteitsbeleid. Door middel van een uitgekiend kwaliteitsborgings-systeem voorkomt MCB fouten.
Bij de dagelijkse werkzaamheden van MCB gaan grote hoeveelheden documenten om, zoals attesten, bewerkingsopdrachten, magazijnbonnen, ontvangstbevestigingen kasbonnen et cetera. Deze documenten moeten gedurende kortere of langere tijd in de organisatie bewaard worden.
Barcode herkenning zorgt voor automatische archivering
Vanuit het kwaliteitsstreven van MCB werd besloten om documenten met behulp van Xtendis te gaan digitaliseren. Xtendis is voorzien van barcode-herkenning, waardoor het systeem bij het scannen van de documenten automatisch één of meer indexen kan aflezen. Het is dus mogelijk om het toekennen van zoeksleutels automatisch te laten verlopen.
Daar waar documenten in digitale vorm aanwezig zijn (bijvoorbeeld de kopie-facturen) worden de bestanden als uitgangspunt genomen voor invoer in Xtendis. De archivering van deze documenten verloopt hierdoor zonder enige handmatige handeling.
De tijd die nodig is om de documenten op te kunnen slaan is door de inzet van het digitaal archiefsysteem Xtendis tot een minimum afgenomen. Ook het zoeken en raadplegen van de documenten verloopt bij gebruik van Xtendis veel sneller en eenvoudiger dan vroeger. Daar komt nog bij, dat gebruikers het systeem vanaf hun werkplek kunnen benaderen. De documenten zijn dus veel sneller beschikbaar om te kunnen raadplegen of printen.
Bij elkaar verwerkt MCB momenteel 1,2 miljoen pagina's per jaar met het digitaal archiefsysteem Xtendis. Meer dan 15 miljoen pagina's zitten inmiddels in het systeem. De documenten worden door Xtendis op een grootschalige harddisk-oplossing opgeslagen en zijn direct toegankelijk voor gebruikers.
voor meer informatie over het digitaal archiefsysteem Xtendis
