Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Hertz automatiseert vastlegging beschikkingen met Xtendis-formulierherkenning
De herkenningstechnologie van het digitaal archiefsysteem Xtendis maakt het mogelijk diverse formulieren volledig automatisch te herkennen en te verwerken. Uiteenlopende organisaties maken inmiddels succesvol gebruik van de mogelijkheden voor het automatisch scannen, herkennen en archiveren van verschillende documenten (facturen, aanvraagformulieren et cetera). Hertz is één van deze organisaties. Deze organisatie zet Xtendis in ten behoeve van de grote stroom beschikkingen.
Hertz is de grootste verhuurder van voertuigen ter wereld. Dagelijks komen grote hoeveelheden beschikkingen van het CJIB en Nederlandse en buitenlandse gemeenten binnen met betrekking tot de verhuurde voertuigen. Deze beschikkingen worden doorbelast aan de huurders en worden bewaard om eventuele vragen te kunnen beantwoorden. Zowel het archiveren als het terugzoeken van de beschikkingen vormde een grote belasting voor de organisatie.
Hoog herkenningspercentage digitaal archiefsysteem Xtendis
Dit was voor Hertz aanleiding om de beschikkingen digitaal te gaan vastleggen in Xtendis. Hertz besloot eerst een Proof of Concept uit te voeren. Als test werden 250 beschikkingen gescand, herkend, verwerkt en automatisch in Xtendis gearchiveerd. Het herkenningspercentage was hoog: 100% van de bekeuringen en 95% van de Gemeentebelastingen Binnenland werden volledig automatisch verwerkt.
Naar aanleiding van dit succes besloot Hertz Xtendis in te zetten in zowel Nederland als België.
In Nederland bedient Hertz de markt vanuit Hoofddorp. Hier worden 700 beschikkingen per week ontvangen. De documenten worden met behulp van een Canon scanner batchgewijs ingelezen. Het is mogelijk om de verschillende soorten beschikkingen door elkaar te scannen.
Na het scannen verwerkt Xtendis de documenten automatisch. Wordt een document niet goed herkend, dan wordt dit in een validatiescherm getoond waarna de gebruiker het ontbrekende of onjuiste kenmerk kan aanvullen of corrigeren.
Kostenbesparing dankzij Xtendis-herkenningstechnologie
Dankzij de inzet van de Xtendis-herkenningstechnologie bespaart Hertz enorme kosten op het archiveren en raadplegen van de documenten. Medewerkers kunnen klanten met vragen over het doorberekenen van de beschikkingen snel te woord staan dankzij de directe beschikbaarheid van de documenten.
Download hier de uitgebreide casestudy over Hertz 
voor meer informatie over de voordelen van Xtendis formulierherkenning
