Oktober 2009: X-TRAAS is een Online herkenningsservice, waarmee u boekingsgegevens van de door u gescande
in- en verkoopfacturen automatisch kunt laten herkennen en boeken in Twinfield.

U betaalt per herkende factuur, dus uw kostenbesparing is direct inzichtelijk.

In veel organisaties vervult de online boekhoudapplicatie van Twinfield een belangrijke rol in de financiële verslaglegging. In de meeste gevallen is de (papieren) factuur het uitgangspunt bij de invoer van gegevens in Twinfield. Ieder invoerproces op basis van papier kent echter veel knelpunten en de verwerking van facturen vormt dikwijls een grote kostenpost. Door gebruik te gaan maken van X-TRAAS, kunnen organisaties dit proces optimaliseren.

In nauwe samenwerking met Twinfield heeft Expansion X-TRAAS ontwikkeld. X-TRAAS is een aanvulling op de succesvolle service Xtendis-Online van Expansion. X-TRAAS staat voor Xtendis-Twinfield Recognition As A Service, en is een online herkenningsservice, waarmee u boekingsgegevens van de door u gescande in- en verkoopfacturen automatisch kunt laten herkennen en boeken in Twinfield. U betaalt per herkende factuur, dus uw kostenbesparing is direct inzichtelijk. Bovendien biedt X-TRAAS in combinatie met Xtendis-Online een perfecte basis voor een integer digitaal factuurarchief. Alle facturen zijn gegarandeerd veilig en onwijzigbaar opgeslagen en uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde (Twinfield) gebruikers. Dit leidt tot een enorme reductie van arbeidstijd, een kortere doorlooptijd van facturen en een kwalitatieve verbetering van het administratieve proces.

De verwerking van facturen in Twinfield met behulp van X-TRAAS bestaat globaal uit de volgende drie stappen:

1. Scannen
   De papieren facturen worden door u met een scanner of een multifunctionele copier ingelezen en online
   aangeboden aan X-TRAAS. De service maakt gebruik van geavanceerde herkenningssoftware en herkent
   automatisch relevante gegevens van de factuur.
2. Verwerken
   In principe vindt het invoeren van de factuurgegevens vervolgens op dezelfde manier plaats als wanneeer een factuur handmatig in Twinfield zou worden geboekt. Echter, nu levert Xtendis de factuurgegevens automatisch aan, waardoor dit proces veel sneller verloopt. Aan de hand van herkende factuurgegevens worden additionele kenmerken opgehaald uit Twinfield. Wanneer de gegevens niet voldoen aan de opgegeven regels, toont het systeem deze aan de gebruiker ter aanvulling en/of correctie. Aan het einde van dit proces worden de herkende gegevens naar Twinfield verzonden en wordt de factuur (voorlopig) geboekt.
3. Archiveren
   Nadat de gegevens zijn ingevoerd en verwerkt in Twinfield, worden de facturen automatisch gearchiveerd in Xtendis-Online. Voor het archiveren wordt gebruik gemaakt van de gegevens uit het herkenningsproces, zoals het factuurnummer, de crediteur en de datum. Vervolgens is iedere factuur met één druk op de knop terug te vinden vanuit Twinfield. Ook dit zorgt voor tijdsbesparing zowel bij het archiveren als bij het terugzoeken van facturen.

DE TIEN VOORDELEN VAN X-TRAAS
Naast een aantrekkelijk kostenmodel kent X-TRAAS verschillende voordelen ten opzichte van handmatige
verwerking en archivering van facturen. Hieronder worden de tien belangrijkste voordelen van X-TRAAS
genoemd:

1.Hoge ROI
Bij handmatige verwerking van de factuur variëren de gemiddelde afhandelingskosten van €3 tot €25, terwijl de gemiddelde kosten voor het elektronisch afhandelen van een factuur met X-TRAAS minimaal 50% lager uitvallen. Dankzij het automatiseren van de factuurverwerking verdubbelt de gemiddelde productiviteit van de financiële administratie. Dit betekent dat er menskracht en dus kosten gereduceerd zullen worden, of dat deze menskracht efficiënter kan worden ingezet.

2. Tijdsbesparing
Zowel het invoeren en archiveren als het raadplegen van de facturen verloopt met X-TRAAS veel sneller dan bij handmatige verwerking. Het factuurverwerkingsproces verloopt derhalve uiterst efficiënt, waardoor u in staat bent uw facturen altijd op tijd te betalen en betalingskortingen kunt behalen.

3. Integriteit
In een digitaal archief is de duurzaamheid van de gearchiveerde facturen gegarandeerd. Bovendien garandeert de Twinfield-autorisatiestructuur dat de facturen zijn beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik.

4. Direct van start
X-TRAAS is een online service, waardoor geen langdurig implementatietraject benodigd is. U kunt direct aan de slag met het digitaal verwerken van uw facturen zodra u deze heeft gescand.

5. Toegankelijkheid
De digitaal gearchiveerde facturen zijn zeer toegankelijk. Zij kunnen direct vanuit Twinfield en op elk gewenst moment worden opgevraagd en op het scherm getoond worden. Bovendien kunnen meerdere medewerkers tegelijkertijd hetzelfde document raadplegen.

6. Gebruiksvriendelijk
De eenvoud en transparantie van de service zorgt ervoor dat zelfs ongetrainde gebruikers facturen digitaal kunnen verwerken.

7. Kwaliteit/duurzaam
Zodra de facturen digitaal zijn gearchiveerd, is fysieke raadpleging niet meer nodig. Hierdoor raken de documenten nooit meer zoek of beschadigd.

8. Ruimte
Een digitaal facturenarchief levert een enorme ruimtebesparing op ten opzichte van een fysiek archief. Ook draagt het bij aan een opgeruimde en overzichtelijke werkplek, doordat er geen stapels papier meer rondzwerven.

9. Veiligheid
Digitaal gearchiveerde documenten zijn goed beveiligd tegen calamiteiten als brand en/of wateroverlast.

10. Groeipad
De digitale archieffunctie van Xtendis-Online kan, naast het archiveren van facturen, ook worden ingezet voor andere archieftoepassingen, zoals het archiveren van bankafschriften (in combinatie met Twinfield). Bovendien kan ook een eventuele autorisatie door een budgethouder online worden afgedwongen door Xtendis-Online.