Beveiligingsbedrijf NVD
Beveiligingsbedrijf NVD kiest voor digitaal contractbeheer.
De NachtVeiligheidsDienst (NVD) is gespecialiseerd in de beveiliging van mensen, gebouwen, terreinen en data.
Het bedrijf is opgericht in 1909 en is daarmee het oudste beveiligingsbedrijf van Nederland. Inmiddels bestaat NVD uit 8 vestigingen.
De werkzaamheden van de organisatie zorgen voor een grote stroom documenten.
De belangrijkste en grootste groep documenten zijn de debiteurencontracten.
De contractbeheerders raadplegen deze contracten meerdere keren per dag. Hier was veel tijd mee gemoeid. De documenten waren opgeslagen in een andere ruimte dan waar de beheerders werken.
NVD koos voor een efficiënter beheer van de contracten en investeerde in het digitaal archiefsysteem Xtendis.
Bij NVD vindt het contractbeheer nu dankzij de inzet van Xtendis op een digitale manier plaats. De complete voorraad dossiers (ruim 100.000 pagina’s) werd onder begeleiding van Expansion ingevoerd.
De documenten zijn met behulp van verschillende zoeksleutels binnen enkele seconden raadpleegbaar.
De medewerkers van NVD kunnen de dagelijkse aanwas aan documenten zelf inlezen met MultiFunctional Copiers (MFC’s). De koppeling met het primaire systeem Syntess zorgt ervoor dat automatisch dossiers worden aangemaakt voor debiteuren.
Per gebruiker zijn beveiligingen vastgesteld. Zo is binnen Xtendis vastgelegd tot welk archief een gebruiker toegang heeft. Documenten die niet mogen worden ingezien, zijn afgeschermd.
De verwachting is dat NVD in de nabije toekomst Xtendis tevens zal inzetten voor de digitale archivering van e-mails direct vanuit Outlook en personeelsdossiers.
Vanwege het succes met Xtendis heeft NVD intussen het systeem breder in de organisatie ingezet. Ook een ander type contract wordt nu in Xtendis gearchiveerd. Dit zijn de zogenaamde onderhoudscontracten, die op verschillende locaties aanwezig zijn. Op afstand worden deze contracten met MFC’s gescand en vervolgens in het Xtendis-archief opgeslagen.
NVD profiteert met de inzet van Xtendis van de volgende voordelen:
- Tijdswinst bij het archiveren van documenten
- Besparing van archiefruimte
- Optimale toegankelijkheid van de documenten
- Veilige vastlegging van de contracten in Xtendis
- Autorisatie zowel op functioneel als op documentniveau
De verwachtig is dat NVD in de nabije toekomst Xtendis tevens zal inzetten voor de digitale archivering van e-mails direct vanuit Outlook en personeelsdossiers.
Download het artikel in PDF