Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Postdistributie door digitaal archiefsysteem gekoppeld met Microsoft Exchange
Agentschap NL (voorheen SenterNovem) richt zich op de waarborging van de kwaliteit van bodemsaneringen op alle niveaus. Met de werkzaamheden van Agentschap NL gaan grote hoeveelheden documenten gepaard, zoals projectdossiers en documenten met betrekking tot de bedrijfs- en financiële administratie. Ook houdt Agentschap NL een bibliotheek bij waarin relevante informatie wordt bewaard.
Het grote aantal documenten was voor de organisatie aanleiding om een DIS-oplossing in huis te halen, waarmee de documenten digitaal gearchiveerd en gedistribueerd konden worden. Cap Gemini werd ingehuurd om het optimale DIS-systeem te selecteren. Hiervoor werd een onderzoek uitgevoerd, waaruit Xtendis, het standaard digitaal archiefsysteem van Expansion, als beste kandidaat naar voren kwam. Doorslaggevende factor daarbij was het feit dat Xtendis zich al bij een groot aantal organisaties had bewezen. Ook het modulaire karakter van Xtendis paste goed in de visie van Agentschap NL. Hierdoor kreeg de organisatie de mogelijkheid om het systeem geleidelijk aan uit te breiden met extra functionaliteit.
Digitale distributie en archivering inkomende post
Documenten worden bij binnenkomst gescand en vervolgens met behulp van Exchange verspreid voor afhandeling. De documenten worden bij het scannen direct van passende zoeksleutels en trefwoorden voorzien. Hierdoor zijn alle documenten voordat ze gedistribueerd worden al gearchiveerd.
Sinds het digitaal archiefsysteem Xtendis in gebruik is genomen, kan Agentschap NL eindelijk optimaal profiteren van de mogelijkheden van een DIS-oplossing.
voor meer informatie over de voordelen van één centraal digitaal archief
