De overheid communiceert steeds meer in digitale vorm met de burger. Ten aanzien van het vastleggen van de documenten die hierdoor ontstaan zijn de meeste overheidsinstellingen nog steeds zoekende naar een passende archiefstructuur. Het document structuurplan (DSP) kan hier wellicht uitkomst bieden.
Doelstelling ruimschoots gehaald
De overheid is sneller digitaal geworden dan menigeen voor mogelijk had gehouden. Het kabinet Kok II formuleerde als doelstelling dat in het jaar 2002 een kwart van alle transacties tussen de overheid en de burger in digitale vorm moest plaatsvinden. Deze doelstelling is ruimschoots gehaald, waardoor deze verder is aangescherpt. Het streven is nu om in het jaar 2006 maar liefst 65% van alle transacties digitaal te laten zijn.
Een belangrijke reden voor de overheid om meer digitaal te gaan werken, is vanzelfsprekend omdat de burger dit verlangt. Overheidsinformatie en -documenten zijn veel eenvoudiger en sneller toegankelijk. Besluitvorming kan direct ingezien worden. Burgers kunnen beter geïnformeerd worden over plannen, procedures, wijzigingen en regelgeving. Kortom, het digitaliseren van transacties en informatie-uitwisseling komt de dienstverlening aan de burger sterk ten goede.
Daarnaast wordt de overheid ook veel beter controleerbaar. Informatie die aan besluitvorming ten grondslag ligt is veel transparanter.
Verder zorgt digitaliseren ook voor grote kostenbesparingen. Door digitalisering kunnen bepaalde processen deels of zelfs volledig geautomatiseerd worden waardoor het aantal ambtenaren per burger kan afnemen.
Zoeken naar een structuur
Over de voordelen van digitaal werken zullen weinig mensen het oneens zijn. Een heel ander verhaal is echter de wijze waarop de documenten en bestanden die hierdoor ontstaan in digitale vorm duurzaam moeten worden vastgelegd. Binnen de overheid worden specifieke eisen gesteld aan de ordening die hierbij moet worden toegepast:
- Toegankelijkheid: de ordening moet er voor zorgen dat documenten en bestanden voor alle stakeholders voldoende toegankelijk zijn. Dit betekent dat een document of bestand vanuit verschillende processen benaderbaar moet kunnen zijn
- Authenticiteit: burgers en ambtenaren moeten er zeker van kunnen zijn dat een document overeenstemt met de oorspronkelijk vastgelegde versie en beoogde functie. Hier komen de begrippen verificatie (is het document werkelijk wat het zegt te zijn?) en integriteit (is het document intact en niet zodanig veranderd of gecorrumpeerd dat de betekenis niet meer duidelijk is?).
- Verantwoording: vanuit de wetten en verordeningen waaraan de overheid zich dient te houden, worden aanvullende eisen gesteld, zoals bewaar- en vernietigingstermijnen.
Veel overheidsinstellingen zijn nog zoekende naar een ordening binnen een digitaal archief die aan deze eisen voldoet. Bij gebrek aan een generieke structuur vallen veel overheidsinstellingen vooralsnog terug op hun papieren werkwijze. Dit houdt in dat van veel digitale documenten en bestanden (bijvoorbeeld e-mails) op dit moment printjes worden gemaakt, waarna ze in papieren vorm worden gearchiveerd.
Het zal duidelijk zijn dat dit een onwenselijke situatie is. Een deel van de efficiëntiewinst die aan de voorkant wordt geboekt, gaat hierdoor weer verloren.
DSP als kapstok
Hoe kan het anders? Naar de mening van Expansion vormt het zogenaamde Document Structuur Plan (DSP) een uitstekende basis voor een ordening binnen een digitaal archief.
Iedere overheidsinstelling is vanuit de Archiefwet verplicht om een DSP op te stellen. Een DSP biedt een voorschrift voor het verwerken van informatie binnen een organisatie. Er wordt een expliciete relatie gelegd tussen een document of bestand en de processen waarin het ontstaat of wordt ontvangen. Ook wordt in een DSP rekening gehouden met de relevante wet- en regelgeving (NEN-ISO 15489-1) en met algemene functionele eisen in het kader van Record Keeping.
In een DSP komen twee gezichtspunten tot uitdrukking:
- Het gebruik van de informatie in het primaire proces ("de voorkant").
- Het beheer van de informatie ("de achterkant").
Als een organisatie een compleet DSP heeft, vormt dit een kant en klare blauwdruk voor de inrichting van een digitaal archief dat aan alle ordeningseisen voldoet.
Ordening die aan de eisen voldoet
Bij de implementatie van een generiek digitaal archief waarin alle documenten en bestanden op duurzame wijze vastgelegd kunnen worden, kan het DSP allereerst dienen om te inventariseren welke documentverzamelingen er aanwezig zijn.
Vervolgens kunnen de kenmerken die in het DSP aan iedere documentverzameling zijn verbonden, worden vertaald naar de relevante parameters in het digitale archief. Daarbij gaat het om indexen (zoeksleutels), autorisaties (welke gebruikers krijgen toegang tot de bestanden/documenten) en bewaar- en vernietigings-termjnen.
In een goed digitaal archief kan zowel de achterkant als de voorkant van het DSP worden ondergebracht. De achterkant van het DSP vertaalt zich in de zoekstructuur die binnen het systeem beschikbaar wordt gesteld, terwijl de voorkant meer betrekking heeft op het actief aanbieden van documenten en bestanden aan de juiste medewerker(s) op het juiste moment.
Organisaties zullen zich moeten aanleren dat het DSP de kern vormt voor het beheren van het digitale archief. Bij het ontstaan van nieuwe documentsoorten (bij voorbeeld als gevolg van nieuwe wetten of verordeningen), zullen deze eerst in het DSP verwerkt moeten worden voordat ze in het digitale archief worden opgenomen.
Snelle oplossing mogelijk
Organisaties die een DSP hebben, kunnen op zeer korte termijn een digitaal archief implementeren dat gebruikt kan worden voor alle digitale documenten en bestanden en dat aan alle eisen op het gebied van ordening voldoet.
De voordelen van een digitaal archief op basis van een DSP zijn:
- Documenten en bestanden worden in het digitale archief in een structuur geplaatst die herkenbaar is voor de organisatie.
- De informatie in het digitale archief is opvraagbaar vanuit alle processen waarvoor zij relevant is.
- Omdat het DSP als uitgangspunt dient voor het digitaal archief, is controle achteraf niet nodig. Een digitaal archief dwingt archivering conform het DSP als het ware af.
Reden te meer voor overheidsinstellingen om serieus werk te maken van het DSP. Als het plan eenmaal is opgesteld, kan zeer snel doorgeschakeld worden naar een generiek digitaal archief waarmee de archivering van de digitale documenten en bestanden geoptimaliseerd kan worden.
Drs. Wim M.G.J. Vis
Expansion BV