Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Lareco boekt tijdwinst dankzij digitale accordering van facturen
Lareco Nederland is een aannemingsmaatschappij voor grondwerken, water- en wegenbouw. De organisatie heeft vier vestigingen in Nederland en is tevens actief in de rest van Europa. Bij Lareco wordt het digitaal archiefsysteem Xtendis ingezet voor de digitale distributie en accordering van facturen wat voor enorme kostenbesparing heeft gezorgd.
Digitaal archief gekoppeld aan Metacom
De inkoopfacturen komen binnen op het hoofdkantoor, worden voorzien van een barcodesticker waarna ze worden gescand. Xtendis leest en herkent de barcode, waarin een documentnummer is verwerkt, en slaat dit documentnummer op als zoeksleutel bij het document. Dankzij de koppeling geeft Metacom op basis van het door Xtendis herkende documentnummer additionele kenmerken door zoals: relatienaam, kostensoort en relatienummer. Zodoende kunnen facturen in Xtendis met een groot aantal zoeksleutels gevonden worden zonder dat deze handmatig ingevuld hoeven te worden.
Met Xtendis flowfunctionaliteit digitale distributie facturen voor accordering
Dankzij de Xtendis flowfunctionaliteit vindt ook de distributie van facturen voor accordering op digitale manier plaats.
De uitvoerders die op verschillende locaties werkzaam zijn, treffen de voor hen bestemde facturen aan in speciale overzichten (mappen) binnen Xtendis. Deze toewijzing vindt volledig automatisch plaats op basis van de kenmerken die de facturen binnen Xtendis hebben. De uitvoerders kunnen de facturen vanuit de mappen opvragen en in behandeling nemen. Na de accordering krijgt de factuur automatisch een nieuwe status en komt hierdoor in de map van de Hoofduitvoerder die de factuur moet autoriseren. Ook deze toekenning gebeurt geheel automatisch.
Nadat een factuur volledig is goedgekeurd, komt deze weer terug in een overzicht van de Financiële Administratie.
Dankzij de inzet van Xtendis kunnen uitvoerders vanaf verschillende werkplekken de facturen in behandeling nemen. De doorlooptijd van facturen is hierdoor veel korter. Daarnaast is het eenvoudig om de verblijfplaats en actuele status van een factuur te achterhalen.
Door te kiezen voor bepaalde voordelen van digitale factuurverwerking met het digitaal archiefsysteem Xtendis heeft Lareco enorme besparingen gerealiseerd op het gebied van distribueren, accorderen, traceren, archiveren en terugvinden van de inkoopfacturen. Daardoor verloopt het factuurverwerkingsproces vele malen efficiënter dan voorheen. Ook de klantvriendelijkheid is hierdoor toegenomen: leveranciers met vragen over facturen kunnen te allen tijde uitstekend te woord worden gestaan omdat de facturen en hun actuele status met één druk op de knop opvraagbaar zijn.
Download hier de uitgebreide casestudy over Lareco 
voor meer informatie over automatische factuurverwerking met Xtendis
