Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Hetzelfde werk door minder mensen dankzij digitaal archiefsysteem Xtendis
Tap Tromp van Hoff Netwerk Notarissen is een vooruitstrevend notariskantoor waar meer dan 50 medewerkers verspreid over verschillende vestigingen werken. Begin 1990 schaft de organisatie, onder leiding van Mr. Albert van Hoff, een digitaal archiveringssysteem aan. In 2006 wordt dit systeem vervangen door Xtendis: een moderner digitaal archiefsysteem dat ook wordt geïntegreerd in het netwerk en gekoppeld aan het Notarieel Informatie Systeem van Van Brug Automatisering (VBA).
Documenten die met het Notarieel Informatie Systeem worden gemaakt, worden nu in Xtendis gearchiveerd. De dossiers worden nadat een zaak is afgerond, gescand en vervolgens digitaal opgeslagen in Xtendis. Zowel vanuit het digitaal archiefsysteem Xtendis als vanuit het Notarieel Informatie Systeem zijn de dossiers vervolgens opvraagbaar. De inzet van Xtendis levert grote kostenbesparingen op bij het archiveren en opzoeken van documenten en een enorme besparing op archiefruimte.
Digitaal archief ondersteunt centrale backoffice door automatische postverwerking
In 2009 wordt het digitaal archiefsysteem Xtendis breder ingezet. Het notariskantoor gaat over op een zogenaamde centrale backoffice en Xtendis wordt breder ingezet en nu ook gebruikt voor de distributie van de binnenkomende post. Dit resulteert in een veel efficiëntere werkwijze. Concreet houdt dit in dat de medewerkers op de diverse vestigingen automatisch de documenten die ze in behandeling dienen te nemen in Xtendis aantreffen. Het raadplegen van de documenten is eenvoudig en kan nog steeds zowel vanuit het Notarieel Informatie Systeem als rechtstreeks in Xtendis.
Besparing op systeembeheer
Een andere ingrijpende verandering is de overgang naar de centraal beheerde versie van het Notarieel Informatie Systeem van Van Brug Automatisering. Dit systeem wordt door Netwyse ASP² in een veilige ASP-omgeving ter beschikking gesteld en is standaard gekoppeld aan Xtendis. Het grote voordeel van deze verandering is dat geen lokaal systeembeheer meer nodig is op de diverse vestigingen.
Dankzij de inzet van Xtendis wordt bij Tap Tromp van Hoff notarissen efficiënter gewerkt en wordt hetzelfde werk door een kleiner aantal mensen verricht. Door ook de lopende zaken in Xtendis te beheren wordt er gewerkt met overzichtelijke dossiers, zijn documenten snel opvraagbaar en gegarandeerd veilig opgeslagen. Bovendien heeft het notariskantoor zelf geen omkijken meer naar het beheer van de software.
Download hier de uitgebreide casestudy over Tap Tromp van Hoff Netwerk Notarissen 
voor meer informatie over voordelen van digitaal archief bij notarissen
