Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Fortis Commercial Finance over op één centraal digitaal Xtendis archief
Fortis Commercial Finance (FCF) is een toonaangevende internationale onderneming die zich bezighoudt met asset financiering. De organisatie biedt een dienstenpakket, bestaande uit factoring, trade finance en leasing, dat speciaal is opgezet om de cashflow en de efficiency van bedrijven te verbeteren. Naast het hoofdkantoor in ‘s- Hertogenbosch is Fortis Commercial Finance vertegenwoordigd in meer dan 20 landen en telt de organisatie in totaal meer dan 650 medewerkers.
FCF gebruikt Xtendis al meer dan 10 jaar voor optimale toegankelijkheid cliënten output
In eerste instantie maakte alleen de Nederlandse vestiging van Xtendis gebruik, maar al snel werd de oplossing ook geïmplementeerd in België, Duitsland, Engeland en Frankrijk. Miljoenen archiefstukken worden automatisch vastgelegd. Per maand worden 400.000 overzichten die betrekking hebben op factoringactiviteiten, volledig automatisch in Xtendis gearchiveerd. De documenten zijn met één druk op de knop binnen handbereik, zodat eventuele vragen van klanten snel kunnen worden beantwoord. Met de inzet van Xtendis bespaart FCF jaarlijks enorm veel tijd met het opbergen en raadplegen van miljoenen archiefstukken en kosten voor papier, kopiëren en archiefruimte.
Behoefte aan centralisatie en uniformering van de werkwijze binnen verschillende FCF-vestigingen
De Xtendis-systemen bij de verschillende FCF-vestigingen waren aanvankelijk niet met elkaar verbonden. Omdat de activiteiten van FCF steeds grensoverschrijdender werden, hadden de Fortismedewerkers in de verschillende landen behoefte aan toegang tot elkaars documenten. Daarnaast was er vanuit de directie de wens om over te gaan op centralisatie en uniformering van de werkwijze binnen de verschillende landenvestigingen.
Oplossing: één centraal Xtendis-systeem
Fortis besloot tot centrale inzet van één Xtendis-systeem dat door de verschillende landen benaderd zou kunnen worden. Xtendis had ruimschoots bewezen grote volumes aan documenten zonder problemen en gegarandeerd veilig te kunnen opslaan. Daarnaast speelden de uitgebreide beveiligingsmogelijkheden van Xtendis een belangrijke rol in de besluitvorming. Zo is het in Xtendis bijvoorbeeld mogelijk om gebruikers te autoriseren op verschillende niveaus en kan zelfs de toegang tot individuele documenten worden afgeschermd.
Het resultaat: centrale opslag, decentrale benadering
Inmiddels heeft Xtendis zich binnen Fortis ontwikkeld van een digitaal archief tot een volwaardige Enterprise Content Management Systeem. In Nederland is een centrale omgeving opgetuigd waar de individuele landensystemen stapsgewijs in zijn opgenomen. Dit centrale systeem kan decentraal vanuit de verschillende vestigingen in het buitenland worden geraadpleegd waarbij per land de meest optimale keuze qua inrichting is gemaakt. De overgang naar één centraal digitaal archief heeft Fortis Commercial Finance grote voordelen opgeleverd op het gebied van beheer. Dit is aanzienlijk vereenvoudigd en er is nu sprake van één uniforme werkwijze voor wat betreft het vastleggen en raadplegen van de cliënt gerelateerde documenten.
Download hier de uitgebreide casestudy over FCF 
voor meer informatie over de voordelen van één centraal digitaal archief
